Voz del organizador [Sr. Kazuya Honda]

Asumí el cargo de presidente tres años antes del evento. A partir de ese momento, lo único que pude pensar fue: "¿Qué puedo hacer como presidente, qué dejaré atrás y qué podré transmitir?". La respuesta que se nos ocurrió fue: "Al aprovechar la iniciativa, la fuerza del equipo y la creatividad (nuevas ideas normales) del equipo involucrado en la preparación del evento, podemos superar la pandemia de COVID-3 de una nueva manera, gestionando y realizando una conferencia académica, para conectarse a una nueva era (Con/Después de la era Corona).
　Por este motivo, la séptima Sociedad Japonesa de NP Society (Sociedad Plenaria) se celebró sin el apoyo de la empresa gestora, sino que se basó en las "ideas y acciones originales de los miembros de planificación y gestión" y en la "colaboración con los profesionales (TI) ingeniero) equipo". Desde el concepto hasta la planificación, la preparación, el día de operaciones y el soporte administrativo, intentamos ejecutar todo "hecho a mano" con todo nuestro corazón.
　El plan original era recibir (hospitalidad) aproximadamente 700 participantes en Nagasaki (localmente), pero debido a la pandemia de COVID-19 durante el evento, tuvimos que posponer el evento localmente. Hemos decidido cambiar de "a un evento híbrido". se lleva a cabo principalmente en línea''. Sin embargo, los miembros con sede en Nagasaki (Presidente: Sr. Kazuya Honda, Vicepresidentes: Sr. Yasue Izumi, Sr. Kendai Ito, Presidente del Comité de Planificación y Gestión: Tomoya Morizuka, Presidente Adjunto del Comité de Planificación y Gestión: Sr. Hayato Takayama) decidió cambiar el método de celebración del evento. El Sr. Kinuyo Tsunozaki (Secretario Director) adoptó un enfoque proactivo y trabajó juntos para preparar el evento, con la idea de que "aunque se llevó a cabo en línea, queríamos que la gente participara como tal". si estuvieran colaborando en Nagasaki." El período de preparación no fue fácil, pero mirando hacia atrás, mi mejor recuerdo fue divertirme mientras decidía el método del evento y consideraba los planes de relaciones públicas, basados ​​en las ideas de muchos seguidores. (Para más detalles, consulte el informe del evento: disponible en el sitio web)
　De hecho, mediante la realización de diversas iniciativas (planes), pudimos recibir más participantes de los esperados. Los resultados de la encuesta posterior mostraron que aproximadamente el 90% de los participantes estaban muy satisfechos con su participación en la conferencia académica. Además, recibimos muchos comentarios felices como "Me divertí participando hasta el final. Fue la primera vez que pude participar sin aburrirme" y "Fue una muy buena conferencia académica con un nuevo tipo de formato de conferencia”. Fue una reunión muy satisfactoria.
　Soy una enfermera que trabaja en un entorno clínico en un hospital. Pude llevar este evento al éxito gracias a la colaboración de todos en la Organización Hospitalaria Nacional del Centro Médico de Nagasaki, al que pertenezco, todos los involucrados en Nagasaki MICE y todos los que me apoyaron. También fue una gran experiencia para mí poder pensar en el atractivo de Nagasaki desde la perspectiva de los participantes.

Para resumir nuestra conferencia en una palabra, incluso durante la pandemia, haremos pleno uso de las herramientas de TI y los sistemas de distribución web para aumentar la sensación de realización y satisfacción de los presentadores, participantes y organizadores, y para promover el desarrollo académico. Cabe decir que también existía el aspecto de un "gran experimento social" en el que intentamos crear un estilo de convención que permitiera a la gente contribuir. Me gustaría presentar algunas iniciativas específicas.
　La asociación se ha fijado su propia visión y misión a alcanzar, y ha puesto énfasis en hacerlas realidad, planteando e implementando planes muy originales basados ​​en su propia política de gestión. Aquí me gustaría compartir mis pensamientos sobre el plan de relaciones públicas.

[Política de gerencia]
1. Reducción significativa de costos
2. Divulgación de información oportuna y abundante desde la perspectiva de los participantes
19. Respuesta flexible y medidas exhaustivas de control de infecciones durante la pandemia de COVID-XNUMX
4. Gestión de congresos académicos basada en datos (gestión basada en evidencia)
5. Contribuir al desarrollo de conferencias académicas de enfermería clínica (NP) y médico/enfermería, etc., para conectarse a la próxima conferencia académica.
　 Gestión (explorar la mejor manera de gestionar congresos académicos con y después del coronavirus, evaluar y analizar el proceso de preparación e implementación, etc.)
6. Agilizar las tareas operativas para equilibrar la práctica clínica y la preparación para conferencias académicas.
7. Concéntrate en el trabajo en equipo y diviértete mientras te preparas
8. Cree siempre en la originalidad y el nuevo pensamiento normal.

[Plan específico de relaciones públicas]
　Se está volviendo común que las conferencias académicas se celebren en línea y es importante mejorar el valor y la originalidad de los proyectos académicos. A través de la gestión de esta asociación, sentí que "difundir valor" es un punto importante para mejorar aún más el atractivo de la asociación. y capacidad para atraer clientes.
　Por este motivo, esta conferencia pretende hacer de Nagasaki, cuna de la medicina occidental y ciudad de intercambio cultural internacional, uno de los atractivos del recinto, para que cada participante pueda sentir como si realmente estuviera interactuando con Nagasaki en la web. Llevamos a cabo activamente una planificación participativa incluso antes del evento, para que los participantes pudieran involucrarse más. Específicamente, trabajamos para difundir imágenes y videos de lugares turísticos en la prefectura de Nagasaki en (1) el SNS oficial de la sociedad y (2) YouTube oficial para generar interés en la prefectura de Nagasaki. Además, ③ recopilaremos preguntas sencillas que no se pueden formular en conferencias académicas y las responderemos al estilo de la radio, y ④ recopilaremos videos de apoyo a la conferencia desde Japón y el extranjero, y distribuiremos regularmente los Videos editados para los participantes. Trabajamos para crear un espacio virtual donde cada participante pudiera desempeñar un papel protagónico e interactuar entre sí transmitiendo el evento en el lugar real de aprendizaje en línea.
　Además, basándose en el deseo del presidente de "dejar registros en lugar de recuerdos", la colección de resúmenes, que ahora está disponible en la Web, también se publica en forma de folleto. El interior del folleto también incluye fotografías de lugares turísticos. lugares en Nagasaki, y el sobre de envío incluye la ciudad de Nagasaki. Hemos incluido folletos turísticos para que se sienta como si realmente hubiera viajado a Nagasaki.
　El resultado de este "gran experimento social" fue, por supuesto, un gran éxito. También creo que uno de nuestros mayores esfuerzos fue analizar el proceso de preparación detrás de la exitosa reunión y compilarlo en un informe. (Para más detalles, consulte el informe del evento: disponible en el sitio web)
　Como organizador, esperamos que esta información sea de utilidad para la gestión de congresos académicos en la era del COVID-19.

Nagasaki, donde nací y crecí, tiene muchas atracciones como destino turístico de las que estoy orgulloso. Además, se están desarrollando infraestructuras que apoyan el intercambio académico, como Dejima Messe Nagasaki y la apertura del Shinkansen. De hecho, sentí que todos en Nagasaki MICE y la ciudad en general nos estaban apoyando al invitar y realizar una conferencia académica, y en realidad hay mucho apoyo, así que considere invitar o realizar una conferencia académica en el futuro. Espero que aquellos que lo habéis hecho deis el primer paso. También tengo un nuevo objetivo: convertirme en una persona que pueda albergar una conferencia académica internacional. Como ciudadano de la prefectura de Nagasaki, espero que algún día Nagasaki no sea sólo una ciudad turística, sino también una próspera ciudad de intercambio académico.