Las actividades para atraer la conferencia comenzaron en 2018, por lo que se necesitaron cuatro años para completar la conferencia. Como la ACM, una organización internacional de conferencias sobre información, fue una conferencia prestigiosa comparable a la IEEE, estoy muy agradecido de que haya sido un éxito.

Cuando se celebró la sesión plenaria estábamos en plena pandemia de coronavirus, por lo que dedicamos la mayor parte del tiempo a intentar encontrar un equilibrio entre prevenir el contagio y estimular el debate. La sesión plenaria se desarrolló en un formato híbrido, lo que requirió considerar tanto la calidad y cantidad de la comunicación como las cuestiones de diferencia horaria.

Se sabe que la interacción informal entre participantes fuera de línea es difícil en reuniones híbridas y en línea, y este problema sigue sin resolverse hasta la fecha. Por lo tanto, en esta conferencia tomamos medidas para maximizar el intercambio formal en materia de presentaciones e investigaciones. En particular,
1. Cree un entorno donde los materiales de la presentación se puedan compartir con anticipación para comprender el contenido de la presentación de antemano.
2. Utilice herramientas de comunicación para que las discusiones puedan tener lugar fuera del tiempo de presentación.
3. Grabe su presentación y compártala con los participantes más adelante.
Tomamos tres medidas.
Además de las diapositivas de la presentación, también utilizamos la grabación previa de los vídeos de la presentación para compartir los materiales de la presentación con antelación. Casi todos los presentadores proporcionaron materiales y pudimos compartirlos con los participantes. Se utilizó Slack como herramienta de comunicación y se llevaron a cabo más de 2 comunicaciones, lo que dio lugar a animados debates. Las grabaciones de las presentaciones se han visto durante varios meses y creemos que se utilizaron en su totalidad.

En cuanto a la cuestión de la diferencia horaria, dado que había muchos participantes en la sesión plenaria de Estados Unidos y Europa, decidimos tener presentadores en línea de Estados Unidos en la mañana, hora de Japón, y presentadores de Europa en la tarde, hora de Japón. Por lo tanto, nos aseguramos de que cada presentador no hiciera una presentación en medio de la noche. Como resultado, la mayoría de los presentadores en línea pudieron presentar sus presentaciones a tiempo y la discusión avanzó sin problemas. Además, los participantes que no pudieron escuchar la discusión en tiempo real debido a diferencias horarias pudieron aprender sobre la presentación viendo los materiales y videos de la presentación, y pudieron hacer preguntas más adelante a través de Slack. No hay quejas de los participantes en línea sobre las presentaciones o debates.

Sentí que Dejima Messe Nagasaki era una sala de conferencias ideal para celebrar conferencias académicas. Podemos asegurar suficiente capacidad de línea, lo cual es un problema con los eventos híbridos, y lo mejor de todo es que estamos a solo 1 minuto a pie de la estación de Nagasaki, por lo que no hay necesidad de asignar recursos para guiar a los participantes hasta el lugar. Esto parece una gran ventaja a la hora de celebrar reuniones. Además, el techo es lo suficientemente alto como para fomentar debates animados.
Además, hay muchos puntos turísticos, por lo que es fácil organizar excursiones. Hay pocas instalaciones de estilo puramente japonés, por lo que las excursiones para conferencias internacionales pueden requerir un poco de ingenio, pero puedes ir a lugares como Unzen y Takeo en autobús, así que no tuve problemas para elegir un destino.